FLOWCHART

FLOWCHART

Flowchart adalah alat pemetaan sederhana yang menunjukkan urutan tindakan dalam proses dalam bentuk yang mudah dibaca dan dikomunikasikan. Menurut Tague (2005), tujuan digunakannya flowchart antara lain:

1. Untuk mengembangkan pemahaman tentang bagaimana proses dilakukan.
2. Untuk mempelajari perbaikan proses.
3. Untuk berkomunikasi dengan orang lain bagaimana proses dilakukan.
4. Untuk keperluan komunikasi yang lebih baik di antara orang-orang yang terlibat dalam proses yang sama.
5. Untuk mendokumentasikan proses.
6. Untuk merencanakan sebuah kegiatan.

Bila seorang supervisor atau manajer akan membuat Flowchart, ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti :

1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan atau dari kiri ke kanan.
2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.
3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.
4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja, misalkan “AMBIL REKAM MEDIS”, “DIBUATKAN BERKAS RM”.
5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar (atas ke bawah atau kiri ke kanan)
6. Ruang lingkup dari aktifitas pelayanan yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada Flowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem.
7. Gunakan simbol-simbol Flowchart yang standar. Simbol dapat dilihat di Microsoft Office Word (Insert,Shapes,Flowchart)

Flowchart yang baik dibuat secara kelompok/team. Anggota kelompok perlu mendiskusikan dan menyepakati batasan-batasan proses atau kegiatan yang akan dimasukkan ke dalam flowchart. Pecahkan proses tersebut ke dalam langkah-langkah yang dapat dituliskan dalam bentuk kata kerja yang singkat dan jelas. Masing-masing langkah tersebut di tulis di dalam sebuah kotak, kemudian lakukan pemetaan dengan menghubungkan tiap kotak dengan tanda panah sesuai urutan langkah-langkah proses (lihat Gambar 1).

 

JENIS FLOWCHART
Dalam jenisnya flowchart terdapat dikategorikan dalam beberapa jenis menurut fungsi dan prosesnya serta tingkat kepentingan user. Flowchart terbagi atas lima jenis, yaitu:
a. Flowchart Sistem (System Flowchart)
b. Flowchart Paperwork / Flowchart Dokumen (Document Flowchart)
c. Flowchart Skematik (Schematic Flowchart)
d. Flowchart Program (Program Flowchart)
e. Flowchart Proses (Process Flowchart)
 

Berikut ini penjelasan secara rinci jenis-jenis flowchart yang dimaksud :

A. FLOWCHART SISTEM
Flowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, Flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem.
 

Flowchart Sistem terdiri dari data yang mengalir melalui sistem dan proses yang mentransformasikan data itu. Contoh sederhana untuk Flowchart sistem dapat dilihat pada Gambar 2. tentang pemesanan makanan (order) di cafe backyard berikut ini :

 

B. FLOWCHART DOKUMEN
Flowchart Dokumen (Paperwork) menelusuri alur dari data yang ditulis melalui sistem. Kegunaan utamanya adalah untuk menelusuri alur form dan laporan sistem dari satu bagian ke bagian lain baik bagaimana alur form dan laporan diproses, dicatat dan disimpan.
 

Gambar 3. menggambarkan suatu contoh Flowchart ini mengenai alur pembuatan kartu Anggota Komunitas

 

C. FLOWCHART SKEMATIK
Flowchart skematik mirip dengan Flowchart Sistem yang menggambarkan suatu sistem atau prosedur. Flowchart Skematik ini bukan hanya menggunakan simbol-simbol Flowchart standar, tetapi juga menggunakan gambar-gambar komputer, peripheral, form-form atau peralatan lain yang digunakan dalam sistem.
 

Flowchart Skematik digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sistem dengan seseorang yang tidak familiar dengan simbol-simbol Flowchart yang konvensional. Pemakaian gambar sebagai ganti dari simbol-simbol Flowchart akan menghemat waktu yang dibutuhkan oleh seseorang untuk mempelajari simbol abstrak sebelum dapat mengerti Flowchart.
 

Gambar-gambar ini mengurangi kemungkinan salah pengertian tentang sistem, hal ini disebabkan oleh ketidak-mengertian tentang simbol-simbol yang digunakan. Gambar-gambar juga memudahkan pengamat untuk mengerti segala sesuatu yang dimaksudkan oleh analis, sehingga hasilnya lebih menyenangkan dan tanpa ada salah pengertian.

 

D. FLOWCHART PROGRAM
Flowchart Program dihasilkan dari Flowchart Sistem. Flowchart Program merupakan keterangan yang lebih rinci tentang bagaimana setiap langkah program atau prosedur sesungguhnya dilaksanakan. Flowchart ini menunjukkan setiap langkah program atau prosedur dalam urutan yang tepat saat terjadi.
 

Programmer menggunakan Flowchart program untuk menggambarkan urutan instruksi dari program komputer.
 

Analis Sistem menggunakan Flowchart program untuk menggambarkan urutan tugas-tugas pekerjaan dalam suatu prosedur atau operasi. Suatu contoh Flowchart program dapat dilihat pada Gambar 5. berikut ini :

 

E. FLOWCHART PROSES
Flowchart Proses merupakan teknik penggambaran rekayasa industrial yang memecah dan menganalisis langkah-langkah selanjutnya dalam suatu prosedur atau sistem. Flowchart Proses memiliki lima simbol khusus (lihat Gambar 6).

Flowchart Proses digunakan dalam mempelajari dan mengembangkan proses-proses kerja terutama untuk industri. Dalam analisis sistem, Flowchart ini digunakan secara efektif untuk menelusuri alur suatu laporan atau form. Pada Gambar 7. Di halaman lain menggambarkan suatu contoh Flowchart proses.

 

SIMBOL-SIMBOL FLOWCHART
Simbol-simbol flowchart yang digunakan Gilbreth kurang dikenal secara umum. Ini mungkin karena meluasnya penggunaan Microsoft Office, yang mana Microsoft Office merujuk simbol-simbol dasar flowchart kepada simbol-simbol flowchart untuk pengolahan data (data processing).
 

Simbol-simbol Flowchart yang biasanya dipakai adalah simbol-simbol Flowchart standar yang dikeluarkan oleh ANSI dan ISO. Simbol-simbol ini dapat dilihat pada Gambar 8. Simbol Flowchart Standar berikut ini :

 

 

 

 

 

SUMBER :

PEDOMAN PENYUSUNAN FLOWCHART UNIT KERJA Unit Penelitian dan Pengembangan Rumah Sakit Bedah Surabaya. rnd@rsbedah-sby.com